Las exposiciones verbales meteorológicas en vivo se pueden presentar en persona o a distancia, con algún sistema de transmisión audiovisual para webinar o seminarios web. Cuando presente en este formato, procure contar con una conexión estable y pruébela a intervalos regulares durante la temporada de huracanes. Cuando un sistema tropical comience a constituir una amenaza, compruebe que todos los aspectos de la plataforma de presentación (la estación de trabajo, el software y el sistema de comunicación) estén en condiciones. Idealmente, la oficina con el equipo necesario contará con una puerta, para minimizar las distracciones y el ruido de fondo. Este aspecto optimiza las condiciones tanto para la persona que presenta como para el público que escucha. Considere la posibilidad de distribuir de antemano las diapositivas de su presentación en formato PDF, para que se pueda seguir el hilo de la presentación aunque no se vea la pantalla. También puede resultar útil redactar y distribuir de antemano un resumen de una página de la presentación que cada persona pueda imprimir, a su criterio.
¿Es buena idea grabar las exposiciones verbales meteorológicas? Escoja la mejor respuesta.
La respuesta correcta es c).
Esto depende del punto de vista. Algunas oficinas del NWS las graban y las cuelgan en su página web, pero otras prefieren no hacerlo porque consideran que las agencias desean sentirse libres de hacer preguntas sobre los detalles y hablar de los preparativos sin que se graben sus discusiones. Entable el tema con los distintos grupos de antemano, especialmente si piensa contestar preguntas después de la presentación.
Hay otros aspectos que merecen consideración. El seminario web no permite estudiar el lenguaje corporal del público y, por tanto, intuir si alguien no parece comprender la información. Este formato también genera menos preguntas en comparación con los eventos presenciales. Si expone en un centro de operaciones de emergencia, es más probable que le hagan preguntas de seguimiento. En el caso de una presentación web, es buena idea proporcionar información de contacto para las preguntas de seguimiento (número de teléfono, correo electrónico o foro de chat).
Adopte siempre una actitud profesional y evite los chistes, las críticas y los sarcasmos. En situaciones de mucho estrés estos tipos de comentarios se pueden malinterpretar y causan una impresión de falta de empatía, incluso entre un público conocido.
Tenga paciencia. Es posible que ciertos aspectos de su presentación sean difíciles comprender, especialmente para alguien que tiene poca experiencia personal con los huracanes. En situaciones difíciles, a veces más de una persona formula la misma pregunta de manera distinta, para asegurarse de haber comprendido un punto en particular. Centre la conversación siempre en las tres cosas que usted desea que sepan. Subraye estos puntos en la sesión de preguntas y respuestas.
PowerPoint se puede configurar para actualizar automáticamente varios elementos de las diapositivas, como las figuras. Esto puede ahorrar tiempo a la hora de actualizar el paquete de materiales que acompaña las exposiciones verbales meteorológicas de su oficina. Pida acceso a esta página de Google Drive (https://drive.google.com/a/noaa.gov/file/d/0B28D-G_zOwgrMGtlYmEzckxhNWs/view?usp=sharing&ust=1456768012217000) para obtener información sobre cómo configurar una presentación en PowerPoint de esta manera en su oficina.
Sobre todo, recuerde que nuestro papel consiste en proporcionar pronósticos meteorológicos, no en desempeñar funciones de protección civil. No nos corresponde tomar ciertas decisiones, ni especular sobre las decisiones de los demás. Nuestro papel consiste en apoyarlos en su trabajo.